Wie viele sinnlose, uneffektive und langweilige Treffen, Besprechungen, Konferenzen oder Sitzungen hast schon du erlitten? Wenigstens Kaffee und Kekse sind akzeptabel. Ansonsten sitzt du da, es fehlt eine kompetente Leitung, überzeugende Referenten, der rote Faden und das Fazit? Du könntest auch was Sinnvolleres an deinem Arbeitsplatz tun? – Das geht auch anders. Ich zeige dir hier wie: Mit genauer Planung, klarer Kommunikation vorab, einer lebendigen, angeleiteten und strukturierten Durchführung und einer Nachbearbeitung.
3 Schritte zu effektiveren Meetings
1. Vorbereitung: Plane die Veranstaltung genau und kommuniziere ihre Inhalte.
Plane das Setting der Veranstaltung: Wer was wann wo warum? Wer sind die Teilnehmer*innen? An welchem Datum, zu welcher Uhrzeit, wie ist die Dauer geplant? Wo genau: Adresse, Haus, Abteilung, Etage, Raum, Nr. usw.? Ansprechpartner*in vor Ort und deren*dessen Erreichbarkeit? Inhalte: Titel, Untertitel, kurze Beschreibung, Ablaufplan, TOPs, Zeitpuffer, Extras, Zeit für Fragen, Zeit für Rückmeldungen, Protokoll, Kontaktdaten von dir und anderen. Sind alle gewünschten Rollen/Positionen kommuniziert, besetzt und bestätigt? Wissen alle Beteiligten genau vorab wann sie mit welchen Themen dran sind? Erstelle ausführliche Übereinkünfte der Anwesenden für die Besprechung (auf Neudeutsch: Meeting-Consent) und verteile diese vorab: Woran mögen sich alle bei der Kommunikation fairerweise halten. Wichtig: kommuniziere die Veranstaltung schriftlich klar und deutlich mit der Bitte um Empfangsbestätigung und Rückmeldung der Infos innerhalb einer Frist. So gehst du sicher, dass deine Nachricht so angekommen und gelesen wurde, wie du es dir wünschst und wie du es für deine Planung gebrauchen kannst.
2. Strukturiere Inhalte und Ablauf detailliert. Modell Anfang – Mitte – Schluss.
Anfang normal: Begrüßung, Vorstellung, Dank, Vorstellung der Anwesenden, Referenten, Rollen (wie Moderation, Referenten, Geschäftsführung, Protokoll usw.), Übersicht des Ablaufes, Vorstellung der TOPs, ggf. ein paar Details der TOPs, Anwesenheitsliste (unterschreiben lassen), ggf. Weiteres, was individuell für diese Veranstaltung notwendig ist (wie z.B. Entlastung des Vorstandes o.ä.).
Anfang spezial: Überprüfe wie lebendig, besonders, ungewöhnlich und damit begeisternd und erinnerbar du deinen Termin gestalten willst. Das hängt maßgeblich von dir, deiner Einstellung, deinen Impulsen und deinem Anfang ab! Wenn du die Veranstaltung beginnst, wie die meisten meistens beginnen, wird es gewöhnlich und erregt damit wenig Aufmerksamkeit, Emotionen und Kontakt. Wenn du das anders haben willst – mach etwas anders. Mutig, kompetent und mit Spaß! Wichtig ist folgendes Trio: das, was du machst, passt gut zu dir, zum Thema der Veranstaltung und zu deinem Publikum. (Beispiele: Beginne mit einer (provokativen) Frage, einer Anekdote, einem Witz, einer praktischen Übung oder Aufforderung, oder mach etwas womit keiner rechnet: jonglieren, singen, zaubern, eine kleine emotionale Darstellung, steig auf einen Tisch, setzt ins Publikum u.a.m. – Wichtig ist, dass du o.g. Trio praktizierst.)
Mitte: Zeit für alle einzelnen TOPs und Details. Ggf. zwischendurch eine spezielle Sozialform: eine Kleingruppenbesprechung, eine Partnerübung (z.B. Stichworte sammeln, Feedback geben), Zeit für Fragen, Zeit für Rückmeldungen, Zeitpuffer. Moderiere klar und stringent, weise auf den roten Faden und den Zeitplan hin, erinnere an die Übereinkünfte der Anwesenden, motiviere die „Leisen“, bremse die „Lauten“.
Schluss: Zusammenfassung, Fazit, Ausblick, Call to action, nächster Schritt, nächsten Schritt und Protokoll bestätigen/unterschreiben lassen, Dank, Abschiedsgruß.
Werte – ggf. mit anderen – die Veranstaltung aus, hole dir Rückmeldungen zur Veranstaltung, zu deiner Person, deiner Rolle, zum Ablauf, zur Interaktion ein. Was hat funktioniert, was nicht? welches ist der nächste Schritt, was willst du jetzt tun? Werte das Protokoll aus. Sende es an alle, hol die entscheidenden Menschen jetzt in die Verantwortung. Plane zu gegebener Zeit die nächste Veranstaltung.
Gutes Gelingen und herzliche Grüße
Arndt
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Herzliche Grüße Arndt Schwichtenberg
Trainer für Stimme und Körpersprache, Kommunikationscoach, Fachbuchautor, Trainer für Konfliktklärung (GFK), Schauspieler, Sprecher, Regisseur. Arndt Schwichtenberg lebt und arbeitet in Hannover.